Misschien komt er een dag dat ook u, als bestuurder, door een journalist wordt gebeld met een paar stekelige vragen. Want er gaat bijna geen dag voorbij of een journalistiek onderzoek naar al dan niet vermeende onregelmatigheden bij ondernemingen of in de non-profitsector leidt tot publiciteit. En die heeft vaak ingrijpende gevolgen.
Met regelmaat spreek ik op opleidingen voor commissarissen. Aan het slot behandel ik dan een casus. Laten we als voorbeeld het fictieve bedrijf TAM TAM nemen. U bent voorzitter van de RvC van TAM TAM. Net voor u aan een relaxed weekend wil beginnen, wordt u gebeld door een onderzoeksjournalist. Die blijkt al maanden onderzoek te doen naar malversaties binnen TAM TAM. Volgens hem verkoopt de onderneming data van klanten door aan de grote oliemaatschappijen. Dat is niet alleen wettelijk verboden maar ook in strijd met de afspraken van TAM TAM met haar klanten. Morgen wordt er gepubliceerd; de vraag is of u een reactie heeft.
Dingdong, alle alarmbellen gaan rinkelen.
Mijn cursisten schotel ik de vraag voor: “Wat gaat u doen?”
Tja. Wat gaat ú doen?
Een paar opmerkingen en inzichten wil ik u meegeven.
Allereerst dat RvC en directie zich op dit soort situaties kunnen voorbereiden. Zo kan de RvC een casus als deze nabootsen in een rollenspel en/of een speciale vergadering organiseren met dit punt op de agenda.
De bevindingen uit zo’n meeting kunnen vervolgens als basis dienen voor een draaiboek met aanpak en afspraken. Wat zijn de taken, rollen en verantwoordelijkheden van directie en toezichthouders? Wie is woordvoerder? Is er een kernteam, wie zitten daarin? De publiciteit kan gaan over de directie of RvC zelf: wie is dan in de lead en hoe verloopt de onderlinge communicatie?
Het is in mijn ervaring belangrijk om bij dit soort media-aandacht meteen iemand uit de organisatie te betrekken die veel kennis heeft van formele processen, documenten, afspraken, verplichtingen en dergelijke. Vaak is dat de secretaris of iemand van juridische zaken. Zeker als het gaat om meer publieke organisaties als bijvoorbeeld beursfondsen, ziekenhuizen en omroepen. Vooral dan is het zaak om in de eerste fase van tumult geen fouten te maken.
Enige tijd geleden was ik op een bijeenkomst van commissarissen die over dit onderwerp ging. De bijeenkomst was georganiseerd door een groot accountantskantoor. Ze hadden een ervaren inleider op dit onderwerp gevraagd. Het was in die setting wat pijnlijk maar zijn advies was om níet te snel de accountant van de organisatie erbij te halen. Accountants hebben namelijk wettelijke verplichtingen in dit soort gevallen, met name een meldingsplicht. Dan kan er een totaal andere en extra verzwarende dynamiek ontstaan.
Allemaal zaken waar directie en toezichthouders op kunnen anticiperen. Moeilijker is het om je goed voor te bereiden op het effect dat een crises door aanhoudend beuken door (sociale) media op jou als persoon heeft. Dat kan moeilijk zijn, dat weet ik uit eigen ervaring. Het is zaak om er als toezichthouder en ook als werkgever te zijn voor je directie. En dan niet alleen met een app of een belletje. Maar ook met een gesprek aan de keukentafel, een gesprek van mens tot mens, over kwetsbaarheid en veerkracht. Bestuurders en toezichthouders zijn ook mensen.
