Het najaar is traditioneel de periode waarin raden van commissarissen besluiten hoe zij de jaarlijkse zelfevaluatie vorm zullen geven. In het jaarverslag zal immers iets moeten worden gezegd over de inhoud en resultaten van de evaluatie.
De eerste vraag die een raad zich moet stellen is hoe de evaluatie zal worden aangepakt. Wordt een vragenlijst gebruikt, worden wat gesprekjes gevoerd door de voorzitter en/of vice-voorzitter, of is het tijd voor een evaluatie door een externe partij?
Bij veel raden van commissarissen waar ik word ingeschakeld om de (externe) evaluatie te leiden zegt de voorzitter tijdens het intakegesprek dat de raad prima functioneert. Er zullen natuurlijk best wat verbeterpuntjes zijn, maar die zullen niet materieel zijn. Ondanks deze geruststelling spreek ik toch goed af hoe de evaluatie zal worden ingericht. Net als mijn collega’s van De Bestuurskamer, vind ik het belangrijk dat de evaluatie toekomstgericht is. Hoe kan de raad nog beter functioneren, hoe kan de bijdrage van de verschillende leden nog beter uit de verf komen? Om die vragen te kunnen beantwoorden moet natuurlijk naar het verleden worden gekeken, maar dit gebeurt op een zo feitelijk mogelijke manier. Vaak dient een vragenlijst als basis voor de individuele gesprekken die ik voer met alle leden van de raad, het bestuur, de bestuurssecretaris en andere personen die regelmatig met de raad samenwerken. Op die manier wordt een 360 inventarisatie gemaakt van het functioneren van de raad als orgaan, eventuele commissies van de raad en van de bijdrage van de individuele leden van de raad.
Die liefst in persoon gevoerde één-op-één gesprekken zijn altijd heel interessant. In de vertrouwelijkheid van zo’n gesprek blijkt vaak dat er een belangrijke onderstroom is die niet naar boven komt. Leden van de raad vinden bijvoorbeeld dat de voorzitter te dominant is of juist te veel ruimte geeft aan de bestuursvoorzitter, irriteren zich aan het feit dat een van de collega’s vaak op het laatste moment de datum van een vergadering wil verzetten, of dat een van hen altijd bij de start van de vergadering begint met een klaagzang over de gebrekkige ondersteuning van de raad waardoor de toon van de vergadering meteen negatief is.
Gaandeweg wordt mij duidelijk dat deze raad vindt dat hij het in de toekomst wel degelijk beter kan doen, vooral op de meer softe kant. Niet zelden vindt het bestuur dat ook. Op mijn vraag waarom dit niet plenair wordt besproken, geeft men vaak aan dat het best lastig is om over de onderstroom, die vaak sfeerbepalend is, te spreken. Het verzoek dat vergaderstukken worden voorzien van een samenvatting, richt zich immers niet tot een collega en kan vaak eenvoudig worden geadresseerd.
Toch zijn het juist die sfeerbepalende aspecten die ervoor zorgen dat een raad zich een echt team voelt. Een externe partij haalt veel makkelijk op of er van die onuitgesproken zaken zijn die ervoor zorgen dat een commissaris het gevoel heeft niet helemaal uit de verf te komen.
Omdat een raad alleen echt goed functioneert als alle leden het gevoel hebben dat zij een zinvolle en gewaardeerde bijdrage kunnen leveren, is het zo belangrijk om de onderstroom actief naar boven te halen. Daar is een externe evaluatie hèt middel bij uitstek voor.
